Kunden, die sich für unsere Patentsoftware interessieren und einen Wechsel zum IP7 Compass in Betracht ziehen, haben in der Regel bereits ein Tool zur Patentrecherche und/oder zur Patentüberwachung (Patentmonitoring) im Einsatz. Für sie stellt sich vor der finalen Entscheidung vor allem eine Frage: Wie können das über Jahre aufgebaute Wissen und somit alle vorhandenen Informationen aus dem bestehenden System „gerettet“ und in die neue Patentsoftware übernommen werden?
Wir zeigen Ihnen, wie die Datenmigration bei einem Software-Wechsel zu IP7 Compass abläuft und worauf es ankommt.
Datenübernahme beim Umstieg auf IP7 Compass: Vorgehen und Vorteile
Wir haben in den letzten Monaten und Jahren sehr viel Erfahrung in Datenübernahmen und Softwaremigrationen – z. B. aus dem System der Firma SIP – gesammelt und können grundsätzlich jedes System nahezu 1:1 migrieren. Darüber hinaus bietet unsere Patentsoftware IP7 Compass viele zusätzliche Funktionen und Workflow-Mechanismen, die häufig in den „Altsystemen“ nicht vorhanden bzw. nicht so flexibel möglich waren.
Daher unsere Empfehlung vorweg: Sprechen Sie vor einem Systemwechsel zu IP7 Compass mit unseren erfahrenen Spezialisten. So können Sie ganz neue Ansätze in Betracht ziehen und die Stärken unserer Software ausnutzen, um Prozesse zu vereinfachen oder deutlich zu verbessern. Wir unterstützen Sie außerdem bei der Implementierung Ihrer neuen Patentsoftware.
Die Datenmigration in 3 Schritten
Sobald die Entscheidung für Ihre neue Software steht, kann der Systemwechsel starten. Hier erfahren Sie, wie wir bei einem Wechsel von einem Fremdsystem zu IP7 Compass Schritt für Schritt vorgehen.
Schritt 1: Datenmigration vorbereiten
Wir bereiten die Migration umfangreich vor, indem wir relevante Details und offene Fragen klären. Dazu gehören unter anderem:
- Exportformate: Da wir bereits die meisten Exportformate bestehender Systeme (z. B. aus der SIP-Software) kennen, legen wir gemeinsam das entsprechende Format fest und bereiten Programme vor.
- Datenexport: Wir unterstützen beim Export der Daten aus dem vorhandenen System. So sollte z. B. neben der Veröffentlichungsnummer immer auch das Veröffentlichungsdatum für die eindeutige Identifizierung der Patentnummer exportiert werden.
- Datenmigration: Gemeinsam mit unserem Kunden besprechen wir, welche Daten und Inhalte (wie Ordnerstrukturen, interne Aktenzeichen, Kommentare, Bewertungen) an welcher Stelle in unser System übernommen werden sollen.
In dieser Phase können bereits erste Daten in das neue IP7-System übernommen werden, wie zum Beispiel Recherchestrategien, die bis zum Migrationstermin nicht mehr verändert werden. Benutzer können angelegt sowie deren Rechte und Aufgaben definiert werden. Außerdem bereiten wir alle Systemexperten und Systemverantwortliche (Admins) durch umfassende Schulungen auf die Arbeit mit dem IP7 Compass als neue Patentsoftware vor.
Schritt 2: Daten migrieren
Sobald die Vorbereitung abgeschlossen ist, startet die eigentliche Migrationsphase. Nun werden alle vorab besprochenen Daten aus dem Altsystem exportiert und in unser IP7-System übernommen.
Während dieser Zeit bitten wir unsere Kunden, weder das alte noch das neue System zu verwenden. Je nach Umfang und Komplexität dauert dieser Vorgang ca. eine Woche. Die Datenübernahme ist in der Regel nach 2 Tagen abgeschlossen, die restlichen Tage werden für die Überprüfung und gegebenenfalls für die Anpassung der Daten genutzt.
Schritt 3: Neue Software einführen und beobachten
Nach der Migration werden alle Benutzer per E-Mail darüber informiert, dass das neue System online ist und ab sofort verwendet werden kann. Oft wird eine kleine Präsentation über die Nutzung des neuen Systems als Anhang mitgesendet. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Einführung und Erklärung der neuen Software.
Nach der Datenmigration ist es wichtig, Überwachungsprofile bzw. die Ergebnisse der Überwachungsläufe zu beobachten, damit mögliche Fehler in der Konvertierung der Rechercheprofile frühzeitig erkannt und behoben werden können.